Обязанности: 1. Делопроизводство и документооборот
- Ведение делопроизводства в полном объеме: организация и осуществление внутреннего бумажного и электронного документооборота (ЭДО).
- Обработка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительной документации с последующим направлением в соответствующие подразделения.
- Ведение реестров входящей/исходящей корреспонденции, клиентских договоров и договоров с поставщиками (включая сканирование и размещение в системе).
- Подготовка реестров писем для руководства на подпись.
- Контроль сроков исполнения документов.
- Активная работа в Битрикс24 и системах ЭДО.
- Участие в подготовке ответов на претензии, запросы и иные официальные письма по согласованию с ответственными сотрудниками, сбор необходимых документов и направление согласованных ответов адресатам.
- Ознакомление с материалами дел в судах.
2. Организация поездок и командировок
- Полное оформление служебных командировок для сотрудников центрального офиса и филиалов.
3. Административно-хозяйственное обеспечение
- Контроль остатков и своевременный заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей (Комус, Офисмаг и аналоги), а также продуктов питания (кофе, чай, вода и т.д.).
- Подготовка и оснащение рабочих мест для новых сотрудников (обеспечение необходимой техникой и канцелярией).
- Контроль поддержания чистоты и порядка в офисных помещениях (взаимодействие с клинингом).
- Администрирование корпоративного питания: оформление и контроль использования обеденных карт сотрудников.
- Администрирование офисной техники: контроль исправности и своевременная подача заявок на ремонт или обслуживание.
4. Почтовая и курьерская логистика
- Взаимодействие с Почтой России и курьерскими службами: получение, оформление и бесперебойная отправка писем и документов.
- Подготовка писем и приложений к отправке: печать, сбор необходимых документов у сотрудников, включая оригиналы, отправка с описью вложения и уведомление ответственного сотрудника об отправке.
5. Организация пропускного режима и безопасность
- Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и гостей (в т.ч. в г. Троицк).
- Оформление заявок на парковку для гостей (включая автомобили с иностранными номерами) и внесение автомобилей сотрудников в списки на парковку.
- Подача заявок на использование грузового лифта для нужд офиса.
Требования:
- Образование не ниже среднего профессионального, предпочтительно юридическое;
- Знание ПК и офисных приложений;
- Знание оргтехники (сканер, ксерокс, факс, мини АТС);
- Владение технологиями документооборота;
- Грамотная письменная и устная речь.
- Преимуществом будет знание системы Битрикс24
- Высокая степень аккуратности и внимательности к деталям (ошибки в документах или цифрах для нас недопустимы).
- Умение грамотно планировать свое рабочее время, расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.
Мы предлагаем:
- Официальное трудоустройство с первого дня, белая заработная плата (оклад + бонусная часть за выполнение KPI отдела);
- Работу в комфортном офисе: оплачиваемые обеды, кофемашина, бесплатная парковка;
- Активную корпоративную жизнь: два масштабных корпоратива в год, подарки на дни рождения, новогодние подарки детям, корпоративный мерч;
Стабильные выплаты заработной платы (мотивация обсуждается индивидуально с каждым кандидатом).
