Обязанности

Административный блок

Жизнеобеспечение офиса: канцелярия, вода, хозяйственные товары, обслуживание техники, взаимодействие с арендодателем и клининговой службой
Приём звонков, гостей и корреспонденции, работа с курьерскими службами
Организация командировок под ключ: билеты РЖД и авиа, бронирование гостиниц, аренда транспорта, оформление приказов
Организация участия компании в выставках и деловых мероприятиях: размещение, транспорт, подбор подрядчиков, перевозка оборудования

Финансовый блок

Приём и проверка чеков от монтажных бригад, составление за них авансовых отчётов
Подготовка заявок на командировочные и подотчётные суммы
Приём и первичный контроль документации: накладные, акты, счета-фактуры
Комплектование пакетов документов для передачи в московский финансовый офис, ведение реестров передачи

Делопроизводство

Регистрация входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, архив
Сканирование и систематизация документов, работа в системах электронного документооборота
Учёт офисного имущества, участие в инвентаризациях

Требования

Опыт от 2 лет офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя с финансовой нагрузкой
Обязателен практический опыт работы с авансовыми отчётами и подотчётными суммами — это ежемесячная рутина, а не разовые задачи
Понимание состава первичных документов: кандидат видит, чего не хватает в пакете, до того как он уедет в Москву
Уверенный Excel: сравнение предложений поставщиков, реестры, сводные таблицы
Опыт самостоятельного бронирования билетов и гостиниц
1С и электронный документооборот (Диадок, СБИС)
Грамотная письменная речь, аккуратность, умение вести несколько задач параллельно и держать сроки без напоминаний
Образование высшее или среднее профессиональное
Обязательное предоставление рекомендательных писем и/или контактов с предыдущих мест работы

Будет преимуществом

Условия

Секретарь

Оффер быстрее с Эйч