NEDVEX ищет бизнес-ассистента финансового директора, который организует работу руководителя, координирует взаимодействие с командой и контрагентами и помогает доводить деловые задачи до результата. Нам важен самостоятельный человек, который умеет расставлять приоритеты, готовить информацию для решений и заранее замечать риски срыва сроков.
Результат работы — к встречам готовы материалы, по поручениям понятны ответственные и сроки, руководитель вовремя получает информацию об отклонениях и вопросах, требующих его решения.
Обязанности:
- Вместе с руководителем определять приоритеты дня и недели, вести календарь, организовывать встречи, переговоры и совещания.
- Готовить встречи: формировать повестку, собирать справки, необходимые данные и перечень вопросов для принятия решений.
- Вести протоколы встреч и единый реестр поручений и договорённостей: ожидаемый результат, ответственный, срок и текущий статус.
- Контролировать выполнение поручений, самостоятельно запрашивать обновления, заранее сообщать о задержках и подтверждать завершение задач результатом.
- По поручению финансового директора координировать отдельные задачи и небольшие проекты между подразделениями и контрагентами, отслеживать этапы и сроки.
- Собирать и проверять информацию, сравнивать предложения, готовить краткие записки с вариантами решений, таблицы и презентации с указанием источников.
- Вести деловую переписку, обрабатывать входящие запросы и готовить краткие сводки для руководителя по приоритетным вопросам.
- Поддерживать порядок в рабочих материалах: актуальные версии, понятная структура хранения, быстрый поиск и соблюдение прав доступа.
- Сопровождать согласование и подписание договоров: проверять комплектность и реквизиты, вести реестр и отслеживать сроки. Правовую и финансовую экспертизу координировать с профильными специалистами.
- Взаимодействовать с бухгалтерией и финансовой службой по первичным документам и статусам задолженности, контролировать получение документов и исполнение договорённостей, информировать ФД об отклонениях.
- Координировать сбор документов для банков, аудиторов и запросов налоговых органов, отслеживать готовность пакетов и соблюдение сроков.
- Организовывать командировки: билеты, проживание, маршрут и необходимые документы.
- Применять ИИ для подготовки протоколов, сводок и черновиков документов; проверять результат по источникам и использовать разрешённые компанией данные и инструменты.
Требования:
- Умение уточнять ожидаемый результат, работать с несколькими приоритетами, координировать исполнителей и своевременно выносить проблемы на решение руководителя.
- Уверенное владение Excel: формулы, сводные таблицы, сведение и проверка данных; умение готовить понятные презентации и краткие деловые записки.
- Базовая финансовая грамотность: понимание договоров, платежей, дебиторской и кредиторской задолженности; знание этапов согласования документов.
- Практические навыки работы с ИИ: постановка задачи, проверка фактов и доработка результата.
- Грамотная письменная и устная речь, внимательность к деталям, ответственность и соблюдение конфиденциальности.
- Высшее образование.
Будет преимуществом:
- Опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя или координатором проектов приветствуется.
- Экономическое, финансовое или административное образование; опыт работы с финансовым директором.
- Знание 1С, систем электронного документооборота и инструментов управления задачами; опыт системного применения ИИ в работе.
Условия:
- Гибридный формат работы: офис и удалённо.
- Офис в Москве: метро Алексеевская.
- График 5/2, с 09:00 до 18:00.
- Заработная плата обсуждается на собеседовании и зависит от опыта и квалификации кандидата.
- Официальное трудоустройство.
- Гарантируем высокий темп и интенсивность работы, а также возможности профессионального развития.
