Координатор проекта / специалист по документообороту
Москва, работа в офисе, постоянный договор
Ищем координатора проекта, который берёт на себя документооборот и организацию работы команды руководителей строительных проектов.
Обязанности:
- Вести проектный архив: структура папок, нумерация, реестры входящих и исходящих документов, контроль версий.
- Вести реестры чертежей, технической документации, заявок на согласование материалов и запросов на разъяснение, следить за замечаниями, согласованиями и сроками ответов.
- Вести проектную переписку и обмен документами с подрядчиками, консультантами и поставщиками.
- Хранить договоры, дополнительные соглашения, заказы, счета и акты, проверять комплектность и подписи вместе с закупками и финансами.
- Собирать исполнительную документацию и пакеты документов для передачи объекта.
- Организовывать встречи, вести протоколы и календарь, отслеживать поручения и сроки, готовить письма, отчёты и презентации.
- Организовывать командировки сотрудников и приглашённых специалистов: билеты, гостиницы, трансферы, приглашения для виз.
- Готовить отчёты о статусе документов и списки просроченных согласований.
Требования:
- Английский язык от уровня B2
- Опыт работы специалистом по документообороту или координатором проекта в девелопменте, строительстве или проектном институте.
- Знание строительной документации: чертежи, техническая документация, запросы на разъяснение, исполнительная документация, документы для передачи объекта.
- Хороший английский для деловой переписки и общения.
- Уверенная работа в Word, Excel, Outlook и с PDF, опыт работы с системами электронного документооборота.
- Организованность, внимание к деталям, умение вести реестры и держать сроки при большом потоке документов.
- Базовое понимание договорных и финансовых документов: договоры, счета, акты.
Будет плюсом:
- Опыт организации командировок и визовой поддержки.
- Знание системы Docflow.
